PREPARA UNA EXITOSA REUNIÓN DE TRABAJO

La reunión de trabajo, sean quienes sean los convocados, serán interpretadas según la imagen personal que transmite el organizador y/o responsable, pero además es extrapolable a la imagen corporativa., independientemente del tamaño de la empresa o de la relevancia que tenga en su sector. Como siempre decimos, los trabajadores son embajadores de la empresa, sea cual sea el grado de responsabilidad. Nunca hablaremos de jerarquías personales, eso en la empresa de hoy y la del futuro no existe, o al menos no debiera existir, siempre nos referiremos a jerarquías de responsabilidad, y en este caso, cada implicado en la organización de la reunión o convocatoria, debe asumirla.

La reunión debe prepararse cuidadosamente tanto en el fondo como en las formas.

El fondo, es obvio que no es un tema a tratar, se presume que será de interés o de utilidad, o busca un objetivo definido, donde no existe un punto baladí, el tiempo es oro para todos.

La reunión empieza desde la configuración y el orden de tratar los puntos a exponer, debatir, etc, y el medio de convocatoria.

Dependiendo de las ocasiones y los destinatarios, la convocatoria nunca será exclusivamente por teléfono, que es un medio que solo se usará para aclarar cualquier cuestión al respecto o confirmar asistencia. Se hace por e-mail o por carta, ya sea entregada en mano o enviada por correo. Los motivos son:

- Por un lado, hay que convocar con suficiente tiempo de antelación, mínimo una semana, para entorpecer en la menor medida posible la rutina laboral de los asistentes y se les da tiempo de organizar su agenda. Es un gesto de profesionalidad y respeto. La imagen que se transmite es que se le da importancia y seriedad tanto a la reunión como a su contenido y a la importancia de la asistencia.
- Debe figurar claramente, el lugar, la fecha y la hora. Nunca se dará una hora en segunda convocatoria. La puntualidad se presume de antemano.
El lugar debe ser el apropiado dónde se den las circunstancias imprescindibles para el número de integrantes y tener los materiales físicos y técnicos necesarios. Si el lugar está ubicado en una zona de difícil acceso o de difícil aparcamiento, es un detalle, llamar por teléfono a quien proceda y darle la opción más factible, ya que a veces los aparcamientos públicos o privados, en zonas comerciales y en horas punta pueden estar saturados y conseguir un aparcamiento puede ser una ardua tarea amén de que conseguirlo depende a veces de la suerte. En estos casos todos estos factores nunca deben quedar en manos de la improvisación o de la fortuna.
La hora, que será la habitual, puede o debe ser alterada, si alguno de los asistentes por ejemplo, debe venir de otra ciudad. A veces es más rentable, variar la hora a las 10,00h o las 10,30h si la hora habitual es las 09,00h, que pagar una noche de hotel porque el viaje sea largo. Es un punto que debes valorar.
- Se debe detallar el orden del día. El asistente siempre deben conocer el objetivo de la reunión y temas a tratar, salvo en excepciones no debe existir factor sorpresa. A veces tiene que llevar o preparar datos o informes y para ello este punto debe ser claro.
- Debe figurar el tiempo que durará la reunión y es importante ceñirse al estipulado en la mayor medida posible. Si está previsto que la reunión dure todo el día, y quepa la posibilidad de finalizar tarde para quien viene de un lugar a más de 2 ó 3 horas en coche, deben haberse reservado en un hotel cercano las habitaciones necesarias. Salvo en raras ocasiones, siempre habitaciones por persona. Nunca dos compañeros en la misma habitación.
- Pedir confirmación antes de una fecha determinada, esto es importante para preparar la sala adecuadamente, así como el material e informes necesarios o dossiers a entregar.

Si la reunión contempla el almuerzo, debe reservarse 1 ó 2 días antes para asegurarse de que no habrá sorpresas y que todo estará listo cuando se vaya con el grupo. Si no hay sitio para catering, se debe procurar que el restaurante esté lo más cercano posible del lugar de la reunión, y evitar perder tiempo innecesario en el traslado y a veces dependiendo del clima, demasiado frío, calor o lluvia, puede ser molesto, sobretodo a las compañeras que suelen ir con tacones.
Es importante, si es muy numerosa, establecer previamente los entremeses si los hay, de modo que solo quede pendiente del plato si se hace a la carta o se prepara el menú. Elude los platos fuertes o de difícil digestión, la comida ha de ser reparadora pero suave y se deben evitar la bebidas alcohólicas. Después del café o infusión, si el restaurante quiere obsequiar con algún licor, adelántate y agradece el gesto, pero no es el momento. La comida no debe durar más de dos horas. Intenta que sea relajada y evitar que sea una continuación de la reunión, debatiendo puntos en un lugar donde no puedes atender como debes a todo el mundo ni todos los comentarios.
En cuanto si el restaurante permite fumadores o no, siempre es preferible un lugar para no fumadores, incluso los que fuman agradecen los espacios sin humo.

La preparación de la sala de reuniones:
Debes acondicionarla teniendo en cuenta la temperatura de la fecha. Tanto si hace frío como calor, la sala debe estar climatizada antes de que lleguen los asistentes. No lo hagas cuando vengan, porque mientras la sala toma la temperatura ideal necesita un tiempo.
El día antes, la persona encargada de la limpieza debe conocer que va a haber una reunión y que todo ha de estar perfecto. E
La disposición de la mesa o mesas, debe ser la adecuada para que desde cualquier punto sea visible el retrobloc, el proyector, etc.
El día antes como muy tarde asegúrate de todos los detalles, no falte recambio de retrobloc, los rotuladores que necesitas, los alargadores para conectar el portátil, el cañón, etc. todo funciona correctamente, de ese modo evitas situaciones muy incómodas por razones técnicas o detalles totalmente previsibles.
Prepara para cada asistente, el material o dossier necesario, bolígrafos, folios, botellines de agua suficientes. Siempre es preferible individuales a jarras o botellas de litro. Bandejas de caramelos de sabores variados, han de ser pequeños. Los mentolados ayudan a saciar la ansiedad a los fumadores, ya que en la sala de reunión no se podrá fumar.

Tu vestimenta para ese día:
Si vas a impartir alguna ponencia o vas a estar tiempo en pié, no estrenes nunca zapatos. Si eres mujer, ponte tacón, si te es molesto, usa un tacón de 5 cms que hará el mismo efecto y tú estarás cómoda.
Viste sencillo, no simple. Tanto si eres hombre como mujer, cuida el aspecto de tus manos, serán muy visibles. así como las uñas. En la mujer el esmalte debe ser natural o solo brillo, evita uñas demasiado largas y de colores fuertes. El hombre tiene necesariamente que ir con traje, usa siempre camisa de manga larga y gemelos o cubrebotones. Evita el sujeta-corbatas. Si eres mujer, ponte ropa sin estridencias en colores ni en formas, evita mangas o diseños incómodos en movimientos. Cuida los complementos, algunas pulseras o collares son demasiado llamativos, o dificultan la escritura. Los complementos no deben atraer la atención más que tú.
Por supesto, aunque esté muy extendido y algunas superen a los originales, no uses jamás imitaciones. Compra lo que te puedas permitir, pero nunca aparentar, no ayuda a una buena imagen. Parece lo que quieras parecer, porque eres quién quieres ser, pero no aparentes lo que no eres.
Vístete con traje, de chaqueta o pantalón. Maquíllate suave. Si la reunión dura todo el día, tendrás que retocarte la base, los brillos y los labios.
Usar prefumes suaves.
Debes tener un aspecto ciudado e impecable, tu ropa perfectamente planchada y los zapatos bien pulidos.

Al inicio de la reunión y tras saludar y dar la bienvenida, nunca olvides, si hay alguien que asiste por primera vez, de hacer las presentaciones pertinentes.
Puedes romper el hielo, pero evita temas recurrentes como el tiempo, el viaje, etc. se supone que ya lo has hecho al recibir na cada asistente personalmente.
Antes de entrar en materia, detalla nuevamente el orden del día, el horario, las paradas y la duración de las mismas. Se presume qe los móviles están apagados o en silencio, pero nunca está de más recordarlo.
Si vas a hacer ponencia o eres quien dirige la reunión, debes organizar los sitios, y tu lugar. Para evitar, si estás de pie, cruzar los brazos, por ejemplo, ten siempre un bolígrafo en la mano, te ayudará a mantener un lenguaje corporal positivo, del que hablaremos en otra ocasión.

Todos los detalles que he expuesto, son nimios, pero no insignificantes, ya que cada uno de ellos determinará si tu reunión será un éxito o desastrosa. Cada uno de ellos los conoces pero no debes olvidar ninguno.

En las grandes cosas los hombres se muestran como les conviene mostrarse. En las pequeñas como son.
Chamfort (1741-1794) Académico francés