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Primavera Verano 2009 New York - Carolina Herrera

En Nueva York

viernes, 11 de abril de 2008

Como redactar un ACTA DE REUNIÓN

Redactar un acta de reunión, no es tarea exclusiva de las secretarias de dirección, por cierto un puesto cada vez más demandado y valorado por las empresas, sino que cualquiera de nosotros en algún momento nos hemos podido ver en esa tesitura, bien porque pertenezcamos a un equipo directivo o porque se forme parte de una asociación, de una ong, algún tipo de comité, etc.

La forma del Acta puede tener variaciones dependiendo de si es sobre
actas de conferencias de prensa, presentaciones de resultados, reuniones de información de accionistas, etc., resúmenes operativos de talleres o workshops, actas de reuniones internas, sesiones de formación, actas de reuniones del Comité de Empresa, CHSCT, CTP
actas de consejos municipales, soportes para operaciones de venta o lanzamiento de productos
documentos de información y comunicación... Pero todas ellas tienen una estructura común, y un mismo objetivo.

El proceso de redacción de un Acta tiene 3 partes diferenciadas. Para mí, la más importante es la Transcripción. Es la anotación escrita fiel a lo que se habla en la reunión (evidentemente corrigiendo errores de sintaxis, etc) Hay que saber qué anotar, identificar a quién expone cada punto y tener claro cual es el acuerdo. Esto en teoría es bastante simple, pero pleno debate en una reunión suele ser más complicado. Antes de transcribir erróneamente una idea o concepto, es preferible que preguntes y aclares el punto que necesites. En la mayoría de las reuniones, la presentación de los puntos y los datos se hacen en power point y cada asistente tiene el dossier en la mano con esos mismos datos, si no fuese así, asegúrate que los tendrás para la redacción del acta, porque de lo contrario puede ser una ardúa tarea transcribir todos los datos, porcentajes, cantidades que se expongan. La transcripción es un documento en bruto, sobre el cual se va a redactar el Acta, no tiene que estar ordenado necesariamente. Luego se le dará la forma y orden en el acta.

La redacción del Acta, (en los archivos del grupo tenéis una plantilla. Si requerís otra para una reunión o caso concreto, no dudéis en solicitármela) tiene un orden y protocolo establecido, que podrá variar con algunos matices dependiendo del contexto.
Algo muy importante, amén del fondo, es el tiempo y forma. En tiempo, ya que se debe hacer llegar lo antes posible. Hay veces en los que se llega a acuerdos con una puesta en marcha
inminente, por tanto se habrá de tener en cuenta. La forma, el orden del desarrollo de los puntos, el desglose de los mismos, una redacción adecuada, etc. son fundamentales. El acta es a la vez un documento de trabajo y de archivo, que ofrece la ventaja adicional de establecer las prioridades (esquema) del discurso de forma visible. En éste, aparecen la síntesis de cada punto debatido y acuerdo al que se ha llegado.

1 comentario:

Anónimo dijo...

COLOQUE ALGO CONCRETO, YO SE QUE UN ACTA ES TODO LO QUE SE HABLA POR DECIRLO DE ALGUNA MANERA EN UNA REUNIO....... PERO QUE.